Лаборатория решений · SmittMediaGroup

Разбор входящих документов и сверка с учётной системой

Письма со счетами и актами приходят весь день. Демо показывает, что происходит, когда их разбирает не человек: тип документа, извлечённые поля, сверка с учётной системой и честный вердикт по каждому. Данные синтетические — нажмите кнопку.

Задача
«В почту падает под две сотни писем в день: счета, акты, договоры, спам от поставщиков. Бухгалтер открывает каждое, выписывает номер, сумму и контрагента, потом сверяет с учётной системой. Ошибка находится через месяц, при закрытии периода». Формулировка собрана Лабораторией из запросов на биржах и обсуждений в профильных сообществах (разбор почты и извлечение данных — три независимых источника). Реальных компаний и писем здесь нет.
Список действий
  1. Забрать письмаОтдельный ящик, куда пересылают входящие документы. Читаем по IMAP, ничего не удаляем.
  2. Определить типСчёт, акт, договор, «не документ». Спам и переписка отсеиваются сразу и не идут дальше.
  3. Извлечь поляНомер, дата, контрагент, ИНН, сумма, НДС. Из текста письма и из вложения.
  4. Сверить с учётомЕсть ли контрагент, совпадает ли сумма с заказом, не приходил ли документ раньше.
  5. Отдать результатСовпало — в учётную систему. Расхождение — человеку, с указанием, что именно не сошлось.
Решение

Входящие · ящик документов

8 писем

    Что извлекли

    ждёт запуска
    Нажмите «Разобрать входящие», потом выберите письмо слева — покажу извлечённые поля, результат сверки и фрагмент письма, из которого взяты данные.
    Что это даёт организации
    ≈ 4 мин
    экономия на документе: столько занимает открыть письмо, выписать поля и сверить руками
    2 из 8
    писем в этом примере уходят в учёт сами, ещё 2 отсеяны как не-документы, а 4 приходят человеку уже с указанием, что именно не сошлось
    В день, а не в месяц
    расхождение по сумме и дубль находятся сразу, а не при закрытии периода

    Оценки посчитаны на синтетическом примере этой страницы: восемь писем, средний темп ручной обработки. Пример намеренно «злой»: в нём четыре письма из восьми с проблемой — дубль, новый контрагент, расхождение суммы и отсрочка вне регламента. На реальной почте доля чистых документов выше, и цифры будут другими — их и меряем на пилоте. Решения система не принимает: спорное всегда уходит человеку.

    Ваш документ

    Положите свой счёт, акт или договор

    проверяю ферму…

    Выше — придуманный пример, и по нему нельзя понять, получится ли это на ваших документах. Здесь работает то же самое, но на вашем файле: PDF, фотография или скан (JPG, PNG), документ Word, обычный текст. До 8 МБ, пять документов в час с одного адреса.

    Файл мы не сохраняем. Он разбирается в памяти и исчезает вместе с ответом: на диск не пишется, в журнал попадают только вид файла, его размер и время разбора. Присылать документы с персональными данными и коммерческой тайной всё равно не нужно — для показа достаточно обычного счёта.

    Перетащите файл сюда или нажмите, чтобы выбрать · PDF, JPG, PNG, DOCX, TXT · до 8 МБ